Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement Tennisclub Weert – 14 april 2021 1
Huishoudelijk Reglement Tennisclub Weert
Rechten en plichten der leden
Artikel 1
Daar waar in de statuten over gewone leden wordt gesproken, worden leden bedoeld die voor 1 januari 17 jaar
zijn geworden. In dit reglement noemen we hen seniorleden. De leden die jonger zijn, noemen we in dit
reglement juniorleden. Als we over leden spreken, bedoelen we alle leden.
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan schriftelijke of
mondelinge aanwijzingen van de verantwoordelijke commissie en/of het bestuur.
Artikel 2
De leden zijn verplicht de adreswijzigingen ten spoedigste aan de ledenadministratie door te geven. Zij zijn
tevens verplicht de contributie (bijlage 1a) en, indien verschuldigd, het inschrijfgeld (bijlage 1b), te voldoen
vóór de op te ontvangen contributienota vermelde uiterste betaaldatum. Voor nieuwe leden vindt de betaling
m.i.v. 2002 plaats via automatische betaling. Indien bij aanvang van het tennisseizoen de persoonlijke
verplichtingen niet zijn voldaan zal een herinnering worden verstuurd en indien 30 dagen na verzending van de
herinneringsbrief niet is voldaan, neemt het dagelijks bestuur passende maatregelen. Om het tennispark te
kunnen openen en sluiten geldt als leidraad dat per adres één sleutel in het bezit dient te zijn (bijlage 1c).
Artikel 3
Leden, die gedurende het zomerseizoen minimaal 3 maanden niet kunnen spelen (i.v.m. zwangerschap,
langdurige ziekte of een andere door de vereniging erkende regeling) zijn slechts een gedeeltelijke contributie
verschuldigd. Na goedkeuring van het dagelijks bestuur en bij inlevering van het pasje wordt een reductie
gegeven op de contributie (bijlage 1d).
Leden die meer dan 50 kilometer buiten Weert wonen en niet in de gelegenheid zijn regelmatig te tennissen op
de banen van TC Weert komen in aanmerking voor een reductie (bijlage 1d).
Artikel 4
Leden kunnen ook lid zijn van een andere door de KNLTB erkende tennisvereniging. TC Weert hoeft echter
geen rekening te houden met de belangen/verplichtingen van het lid jegens de andere vereniging.
Artikel 5
Tennislessen en trainingen op de banen van TC Weert mogen alleen worden gegeven door trainers die hiervoor
schriftelijke toestemming hebben van het bestuur. Trainers dienen deze toestemming op verzoek van elk lid te
kunnen tonen.
Artikel 6
Ieder lid is verplicht de door hem aan de vereniging of andermans eigendommen toegebrachte schade te
betalen. Iedere schade dient direct bij het bestuur te worden gemeld.
Artikel 7
Royement wegens wanbetaling en/of wangedrag geschiedt door het dagelijks bestuur. Aan het betreffende lid
zal hiervan schriftelijk mededeling worden gedaan. De duur van de schorsing van een lid wordt bepaald door
het dagelijks bestuur. Schorsing als lid van de KNLTB brengt schorsing als lid van de vereniging met zich mee.
Artikel 8
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuursvergaderingen, vergaderingen van kas- en
andere commissies), wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.
Artikel 9
Vergoedingen binnen de vereniging zijn vastgelegd in bijlage 1.
Huishoudelijk Reglement Tennisclub Weert – 14 april 2021 2
Artikel 10
Het inschrijvingsgeld voor alle competitieteams voor junioren wordt betaald door de vereniging. Voor senioren
betaalt de vereniging alleen het inschrijvingsgeld voor de KNLTB-voorjaarscompetitie. Voor alle overige
competities worden de inschrijvingskosten aan de teams doorberekend. Eventuele lunches worden door de
competitieteams zelf geregeld in overleg met de bardienst.
Junioren t/m 16 jaar kunnen alleen deelnemen aan de KNLTB-competitie voor senioren na voorafgaande
toestemming van de jeugdcommissie én de voorzitter van de technische commissie.
Artikel 11
Bondsleden zijn door de KNLTB verzekerd tegen aansprakelijkheid en ongevallen, onder de voorwaarden zoals
vermeld in de desbetreffende verzekeringspolissen.
Alle leden worden geacht zelf ook verzekerd te zijn voor wettelijke aansprakelijkheid.
Vergaderingen
Artikel 12
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie
bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van
alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergaderingen te schorsen of te verdagen.
Artikel 13
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie
door de secretaris aan ieder bestuurslid. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter
bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste 3 bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14
dagen geen vervolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het
verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 14
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur
en/of vijf seniorleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur er zich van heeft
vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de
leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een schriftelijke bereidverklaring, vergezeld
van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 3 dagen vóór de algemene ledenvergadering.
Artikel 15
In afwijking op artikel 16 van de Statuten kan het bestuur besluiten de Algemene Ledenvergadering
(jaarvergadering) later dan in januari te laten plaatsvinden.
Artikel 16
De agenda der Algemene Ledenvergadering bevat, behalve de uit de Statuten of door de voorgaande artikelen
van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste 7 dagen vóór verzending der
convocaties door tenminste 5 seniorleden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot
bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen. Het opvoeren van een agendapunt
tijdens de Algemene Ledenvergadering is alleen toegestaan indien minimaal 2/3 van de Algemene
Ledenvergadering hiermee akkoord gaat.
Artikel 17
De agenda van de Algemene Ledenvergadering moet 14 dagen vóór de vergadering vastliggen. Alle op de
agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld.
Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel,
hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een Algemene
Ledenvergadering ondersteund door tenminste 4 andere seniorleden.
Huishoudelijk Reglement Tennisclub Weert – 14 april 2021 3
Commissies
Artikel 18
De Algemene Ledenvergadering kan een of meerdere commissies benoemen, met algemene of bijzondere
opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde
commissies. Deze commissies en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde
verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de
bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies (met
uitzondering van de kascommissie) kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één
of meerdere leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door andere leden
worden vervangen.
Artikel 19
Commissieleden zijn leden van de vereniging die zitting hebben in een commissie en die meer dan 8 uur per
jaar werkzaamheden verrichten voor de vereniging. Niet-spelende commissieleden worden automatisch
aangemeld als lid zonder speelrechten.
Commissieleden (uitgezonderd de leden van de kascommissie) zijn vrijgesteld van bardienstbijdrage en
bardiensten.
Artikel 20
De kascommissie, bestaande uit minimaal 2 leden, wordt elk jaar door de Algemene Ledenvergadering
benoemd. Eenzelfde persoon mag maximaal drie jaar lid blijven van de kascommissie. De commissie zal
aangevuld worden met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een der commissieleden diens plaats
zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal bij het uittreden van een lid van de kascommissie, bij voorkeur,
worden benoemd tot lid van de kascommissie.
Artikel 21
Door de vereniging worden voor de duur van 1 jaar commissies benoemd zoals vermeld in bijlage 3. De
werkzaamheden en bevoegdheden van deze commissies zijn vastgelegd in bijlage 3. In commissies kunnen
slechts leden van de vereniging zitting hebben.
Artikel 22
Tijdens het organiseren van tennisactiviteiten en in de competitieperiode dient er steeds één baan beschikbaar
te blijven zijn voor de recreanten (junioren + senioren).
De toernooileiding van het Open Toernooi, het WJK en de clubkampioenschappen kan besluiten ook de laatste
baan te gebruiken indien de voortgang van het toernooi dit noodzakelijk maakt.
De competitieleiding kan gedurende de KNLTB-competitie besluiten de laatste baan te gebruiken indien de
voortgang van de competitie dit noodzakelijk maakt, ingeval van slechte weersomstandigheden of meer dan
drie thuisspelende teams.
In alle overige gevallen kan hier alleen van afgeweken worden met toestemming van het dagelijks bestuur.
Artikel 23
De voorzitter van iedere commissie heeft zitting in het algemeen bestuur. Leden van het dagelijks bestuur
kunnen in principe geen zitting hebben in een commissie. Zij kunnen wel optreden als adviseur van een
commissie.
Artikel 24
De voorzitter van elke commissie brengt tussentijds verslag uit aan het algemeen bestuur.
Besluitvorming
Artikel 25
Indien geen der stemgerechtigde leden stemming verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel, dan
wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming
overgegaan. Indien meerdere personen voor één functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming
overgegaan.
Huishoudelijk Reglement Tennisclub Weert – 14 april 2021 4
Artikel 26
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der
stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig indien op het
stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van een stem. Indien een
ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid (meer dan de helft) heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 27
In geval van verkiezing wordt iedere benoeming apart in stemming gebracht. Door de Algemene
Ledenvergadering kan slechts worden gekozen een persoon die kandidaat is gesteld op de wijze als bij de
statuten en het huishoudelijk reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van ereleden. Deze hoeven niet
kandidaat gesteld te worden. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, tenzij in de statuten
of het huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staken van stemmen wordt een voorstel als verworpen
beschouwd.
Artikel 28
Financiële afspraken van commissies zijn vastgelegd in bijlage 1.
Bestuur
Artikel 29
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te
aanvaarden. Hij kan te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle
bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van een stem. Ieder
bestuurslid heeft een stem. Het stemrecht mag niet door een gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar
treedt minimaal één bestuurslid af volgens een op te maken rooster (bijlage 2), waarbij de volgorde zoveel
mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. De aftredende functionaris is terstond herkiesbaar.
De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste Algemene
Ledenvergadering waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid gekozen ter vervulling van een
tussentijds ontstane vacature treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt volgens rooster had
moeten aftreden. Het algemeen bestuur bestaat uit maximaal 9 bestuursleden.
Het bestuur is gemachtigd om een bestuursvacature tussentijds op te vullen. Het nieuwe bestuurslid zal tijdens
de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering formeel verkiesbaar gesteld worden.
Artikel 30
Bij ontstentenis van de voorzitter worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het
dagelijks bestuur uit hun midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meerdere bestuursleden is
niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle
bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 31
Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. namen en adressen van de leden;
b. presentielijsten en notulen van alle Algemene Ledenvergaderingen en notulen van vergaderingen van het
algemeen bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welk gebruik korter
dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen;
d. vastlegging vergoedingen bestuur, commissies en andere voor vereniging van belang zijnde. In bijlage 1
van dit Huishoudelijk Reglement volgt specificatie van gangbare vergoedingen. De vergoedingen welke
betrekking hebben op commissies worden afzonderlijk per commissie geregistreerd.
Artikel 32
Het algemeen bestuur en de ledenadministrateur zijn vrijgesteld van contributie, bardienstbijdrage en
bardiensten. 
Huishoudelijk Reglement Tennisclub Weert – 14 april 2021 5
Artikel 33
Het bestuur is verzekerd tegen aansprakelijkheid, onder de voorwaarden zoals vermeld in de desbetreffende
verzekeringspolis.
Daarnaast zijn de volgende schadeverzekeringen door de vereniging afgesloten:
- Opstal
- Goederen/inventaris
- Glas
Aanmelding, afmelding, introducés
Artikel 34
Aanmelding geschiedt bij de ledenadministrateur middels een standaard aanmeldingsformulier.
Artikel 35
Het maximaal aantal spelende leden bedraagt 400, verdeeld in maximaal 130 junioren en maximaal 270
senioren. Aspirantleden worden na het bereiken van de maxima op een wachtlijst geplaatst. De datum waarop
het inschrijfformulier is ingeleverd, bepaalt de rangorde van deze lijst.
Artikel 36
Indien er plaats is bij de vereniging gaat de vereniging over tot aanschrijven van wachtlijstleden met
inachtname van:
a. de rangorde zoals die vastligt middels de datum van inschrijving;
b. indien een aangeschreven kandidaat niet binnen 7 dagen reageert, wordt overgegaan tot aanschrijving van
de op de wachtlijst staande volgende kandidaat;
c. een aangeschreven wachtlijstlid langer dan 2 jaar kan na aanschrijving zijn plaats niet aanhouden tot een
later tijdstip.
Artikel 37
De leden die aan het einde van het kalenderjaar de vereniging wensen te verlaten dienen het secretariaat
en/of de ledenadministratie hiervan voor 15 december schriftelijk in kennis te stellen. Bij afmelding ná 15
december zal een deel van de contributie verschuldigd zijn met een minimum van € 15,=.
Artikel 38
Eenzelfde persoon mag maximaal driemaal als introducé kosteloos met een lid komen tennissen. Het lid is
verantwoordelijk voor de introducé. Er mag alleen worden afgehangen als er een baan vrij is.
Artikel 39
Competitieteams die binnen de eigen vereniging niet voldoende leden vinden om het team compleet te
maken, kunnen bij het Dagelijks Bestuur een aanvraag indienen om een persoon van buiten de vereniging toe
te laten als competitielid. Een competitielidmaatschap geldt voor de duur van 1 officiële KNLTB-competitie
(voorjaar, najaar of winter), het competitielid mag in die periode vrij tennissen en de ledenpas dient na afloop
van de betreffende competitie bij de ledenadministratie te worden ingeleverd. De hoogte van de contributie
voor het competitielidmaatschap wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld en opgenomen in bijlage 1. Het
competitielid is geen bardienstbijdrage verschuldigd.
Artikel 40
Ouders en verzorgers van juniorleden die tennislessen volgen bij TC Weert kunnen voor maximaal 1 lesperiode
(zomer- of wintertraining) een ouder-kind-lidmaatschap aangaan. Zij worden niet ingeschreven als bondslid bij
de KNLTB, maar ontvangen een ouder-kind-pasje van TC Weert met hierop de naam, het bondsnummer van
het juniorlid en de einddatum van het ouder-kind-lidmaatschap. Met het ouder-kind-pasje mag de ouder of
verzorger samen met het juniorlid op alle dagen tot 19.00 uur gebruik maken van de tennisbanen. De hoogte
van de contributie voor het ouder-kind-lidmaatschap wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld en
opgenomen in bijlage 1. Het ouder-kind-lid is geen bardienstbijdrage verschuldigd.
Huishoudelijk Reglement Tennisclub Weert – 14 april 2021 6
Slot
Artikel 41
Voor alle leden van het bestuur en commissies van TC Weert geldt een geheimhoudingsplicht ten aanzien van
vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens waarover zij kunnen beschikken uit hoofde van hun functie.
Artikel 42
Ieder lid kan tegen de kostende prijs een kopie van dit huishoudelijk reglement krijgen.
Artikel 43
Bij dit huishoudelijk reglement behoren de Bijlagen bij Huishoudelijk Reglement Tennisclub Weert. Bijlage 1
bevat jaarlijks muterende bedragen en wordt jaarlijks op de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.
Artikel 44
Aldus vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering van 10 maart 2020.
Bijlagen
- Bijlage 1: Financiële afspraken
- Bijlage 2: Rooster van aftreden
- Bijlage 3: Taken en verantwoordelijkheden
- Bijlage 4: Rookbeleid
- Bijlage 5: Ereleden / leden van verdienste / vrijwilliger(s) van het jaar
Huishoudelijk Reglement Tennisclub Weert – 14 april 2021 7
Bijlagen bij Huishoudelijk Reglement Tennisclub Weert
Bijlage 1: Financiële afspraken
a. Vaststellen contributie (art. 2) en bardienst per leeftijdscategorie:
Junioren Lidmaatschap
6 t/m 17 jaar € 51,50
Senioren Lidmaatschap
18 t/m 20 jaar € 135,00
21 t/m 69 jaar € 135,00 + 2 bardiensten à € 25
70 jaar en ouder € 135,00
Bijzondere lidmaatschappen Lidmaatschap
Competitielid (alle leeftijden) € 40
Ouder-kind-lid € 20,00
Steunlid € 20,00 + 2 bardiensten1 à € 25
TC Weert indexeert de contributie jaarlijks op basis van de Consumentenprijsindex van het Centraal Bureau
voor de Statistiek.
Het betalen van een bardienstbijdrage behelst ook het uitvoeren van bardiensten, tenzij uitdrukkelijk
schriftelijk vóór 1 april bij de coördinator bardiensten anders aangegeven.
b. Inschrijfgelden nieuwe leden (art. 2)
Senioren: € 10,00
Junioren: € 7,00
c. Sleutel (art. 2)
Een sleutel van het tennispark kan bij de secretaris worden verkregen tegen een borg van € 3,00. Bij
inlevering wordt de borg terugbetaald.
d. Reductie op contributie + bardienstbijdrage voor leden (art. 3):
Voor leden die gedurende een langere periode niet (kunnen) spelen geldt dat:
- indien zij zich afmelden en aangeven het gehele jaar niet te kunnen spelen, dat zij € 20,00 contributie
verschuldigd zijn + 2 bardiensten voor hun rekening dienen te nemen1
. De ledenpas dient ingeleverd te
worden bij de ledenadministrateur;
- indien zij zich afmelden en minimaal 3 maanden niet kunnen spelen, betalen ze altijd € 20,00 contributie
en krijgen ze een reductie op de resterende contributie per maand, van 1/24 voor de maanden oktober
t/m maart en van 1/8 voor de maanden april t/m september. Ze dienen 2 bardiensten voor hun rekening
te nemen1
. De ledenpas dient te worden ingeleverd bij de ledenadministrateur.
Voor leden buiten Weert woonachtig (min. 50 km) geldt een reductie van € 35,00 op hun jaarcontributie + 1
bardienst.
Voor nieuwe leden die gedurende het jaar lid worden geldt dat:
- indien ze vóór 1 juli lid worden ze 2 bardiensten verschuldigd zijn;
- indien ze na 1 juli lid worden 1 bardienst verschuldigd zijn;
- indien ze na 1 oktober lid worden geen bardienst verschuldigd zijn;
- ze minimaal een contributie van € 20,00 betalen;
- ze van de resterende contributie per maand voor de maanden oktober t/m maart 1/24 en voor de
maanden april t/m september 1/8 betalen.
1 Dit is afhankelijk van de situatie, naar oordeel van het bestuur.
Huishoudelijk Reglement Tennisclub Weert – 14 april 2021 8
e. Introducégelden (art. 36)
Senioren: € 5,00
Junioren: € 3,00
f. Maximale gift namens de vereniging als TC Weert een schriftelijke aankondiging/mededeling krijgt:
Jubilerende verenigingen / bestuursleden: € 15,00 / € 25,00
Bij geboorte / huwelijk per lid: € 10,00 / € 15,00
Maximale gift namens de vereniging ook zonder schriftelijke mededeling aan TC Weert:
Bij ‘ernstige’ ziekte / overlijden van een lid: € 15,00 / € 30,00
g. Reiskostenvergoeding
Toegestane reiskosten door bestuur en commissieleden die gemaakt worden in het belang van TC Weert
naar een bestemming buiten de gemeente Weert, kunnen op verzoek van het lid worden vergoed. Indien er
een adequate openbaar vervoer voorziening is, vindt betaling volgens openbaar vervoer tarief plaats. Anders
geldt € 0,25 per kilometer als vergoeding.
h. Bardienstregeling:
- De vergoeding voor een volledige bardienst bedraagt € 25,00.
- De barcoördinator is verantwoordelijk voor de instructie en administratieve overdracht van de
bardienst. De vergoeding bedraagt maximaal € 3,00 per dag.
- Het poetsen van het clubgebouw en onderhoudswerkzaamheden voor de parkcommissie worden
beschouwd als en vergoed conform bardiensten.
i. Consumptiebonnen:
- Vrijwilligers:
Bij alle toernooien en activiteiten maximaal 2 consumpties per vrijwilliger per dagdeel. De
organisator/toernooileider is verantwoordelijk voor verdeling van de consumptiebonnen.
- Bardienst:
Maximaal 2 consumpties per vrijwilliger per dagdeel/bardienst.
j. Elk lid van de parkcommissie die werkzaamheden op het park verricht krijgt een vergoeding van € 3,00 per
uur. De maximale vergoeding voor de gehele parkcommissie is € 1.500,- per jaar.
k. Afscheidsregeling bestuursleden:
- 0 t/m 5 jaar zitting: € 25,00 + bloemen
- 6 jaar of langer zitting: € 45,00 + bloemen
l. De vereniging organiseert jaarlijks een feest voor alle bestuurs- en commissieleden. Het bestuur is gerechtigd
ook andere vrijwilligers die zich persoonlijk hebben ingezet voor TC Weert uit te nodigen.
m. Leden die (minimaal) 25 jaar of 40 jaar lid zijn, worden geëerd tijdens de algemene ledenvergadering.
Bijlage 2: Rooster van aftreden
2018 vz. Barcommissie en penningmeester
2019 secretaris en vz. Parkcommissie
2020 voorzitter en vz. Sponsorcommissie
2021 vz Jeugdcommissie en vz Technische commissie
2022 vz. Barcommissie en penningmeester
2023 secretaris en vz. Parkcommissie
2024 voorzitter en vz. Sponsorcommissie
2017 vz. Jeugdcommissie en vz Technische commissie
2018 vz. Barcommissie en penningmeester
2019 secretaris en vz. Parkcommissie
2020 voorzitter en vz. Sponsorcommissie
Huishoudelijk Reglement Tennisclub Weert – 14 april 2021 9
Bijlage 3: Taken en verantwoordelijkheden
Bestuur
Verantwoordelijkheden & taken
Het bestuur is verantwoordelijk voor het bepalen van het beleid en het zorgdragen voor een adequate
uitvoering
Algemene taken van het bestuur:
- leiden van de vereniging;
- toezicht houden op de juiste uitvoering van de statuten en het huishoudelijk reglement;
- bepalen van het beleid;
- zorgdragen voor adequate uitvoering van het beleid door commissies, ledenadministratie,
penningmeester en secretariaat;
- vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten toe.
Structuur & werkwijze
Het bestuur van TC Weert bestaat uit een Dagelijks Bestuur en een Algemeen Bestuur. Het Dagelijks Bestuur
wordt gevormd door de voorzitter, penningmeester en secretaris. Het Algemeen Bestuur wordt gevormd door
het Dagelijks Bestuur en 4 bestuursleden (voorzitters van een aantal commissies). Alle bestuursleden worden
benoemd door de Algemene Ledenvergadering. Het Algemeen Bestuur vergadert circa 6 keer per jaar.
Taken van bestuursleden:
- Voorzitter
o Leiden van de bestuurs- en ledenvergaderingen;
o Voorbereiden van vergaderingen in overleg met secretaris;
o Coördineren van de verschillende bestuurstaken;
o Externe vertegenwoordiging van de vereniging;
o Tekenbevoegd bij de bank;
o Contracten afsluiten met o.a. sponsoren en trainers in overleg met de penningmeester.
- Penningmeester
o Coördinatie uitvoering van financiële administratie;
o Begroting opstellen en deze voorleggen aan bestuur en ALV;
o Eindverantwoordelijk voor financieel beleid;
o Zorgen voor financieel jaarverslag;
o Tekenbevoegd bij de bank;
o Contracten afsluiten met o.a. sponsoren en trainers in overleg met de voorzitter;
o Aanvragen (gemeentelijke) subsidies.
- Secretaris
o Organiseren van bestuurs- en ledenvergaderingen, incl. voorbereiden agenda in overleg met
de voorzitter en verslaglegging;
o Zorgen voor het jaarverslag;
o Verzorgen interne en externe correspondentie;
o Beheren verenigingsarchief;
o Zorgdragen voor het samenstellen en uitbrengen van het clubblad “Spoorslag”;
o Beheer website;
o Plaatsvervangend voorzitter.
- Voorzitter Barcommissie
o Leiden van de Barcommissie;
o Vertegenwoordigen Barcommissie in het Algemeen Bestuur.
- Voorzitter Jeugdcommissie
o Leiden van de Jeugdcommissie:
o Vertegenwoordigen Jeugdcommissie in het Algemeen Bestuur.
Huishoudelijk Reglement Tennisclub Weert – 14 april 2021 10
- Voorzitter Parkcommissie
o Leiden van de Parkcommissie;
o Vertegenwoordigen Parkcommissie in het Algemeen Bestuur.
- Voorzitter Technische Commissie
o Leiden van de Technische Commissie;
o Vertegenwoordigen van de Technische Commissie in het Algemeen Bestuur.
- Voorzitter Sponsorcommissie
o Leiden van de Sponsorcommissie:
o Vertegenwoordigen Sponsorcommissie in het Algemeen Bestuur.
Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 4 jaar. Een bestuurslid kan herbenoemd worden.
Commissies
Barcommissie
De werkzaamheden bestaan uit:
• zorgen voor een goed functioneren van de kantine d.m.v. bardiensten;
• zorgdragen voor een op zorgvuldige wijze inkopen van de benodigde artikelen;
• zorgdragen dat aan verplichtingen en richtlijnen m.b.t. gezondheid etc. van bezoekers wordt voldaan;
• zorgdragen voor het schoonhouden van de gebouwen;
• financiële verantwoording afleggen aan de penningmeester.
Jeugdcommissie
De werkzaamheden bestaan uit:
• het behartigen van de belangen van de jeugd in de ruimste zin en als zodanig een schakel zijn tussen
jeugd(ouders)/bestuur en omgekeerd;
• het regelen en verzorgen van interne en externe jeugdcompetitie, clubkampioenschappen, recreatieve
toernooien;
• de organisatie en de coördinatie van de trainingen van de junioren (e.e.a. in overleg met de Technische
Commissie, het Dagelijks Bestuur en de trainer);
• het organiseren en regelen van het Open Weerter Jeugdkampioenschap;
• het werven van nieuwe jeugdleden;
• financiële verantwoording afleggen aan de penningmeester.
Parkcommissie
De werkzaamheden bestaan uit:
• toezicht houden op onderhoud van de tennisbanen, gebouwen (binnen en buiten) en groenvoorziening;
• dagelijks onderhoud verzorgen van de banen en eventuele materialen;
• bepalen wanneer de banen wel of niet gebruikt kunnen worden in verband met onderhoud, vrieskou, etc
• het laten opheffen van storingen, zowel binnen als van buiten het banencomplex en het aanschaffen van
materialen, welke betrekking hebben op de tennisaccommodatie;
• financiële verantwoording afleggen aan de penningmeester.
Technische Commissie
De werkzaamheden bestaan uit:
• het regelen en/of verzorgen van externe competitie, clubkampioenschappen, interne competitie(s) voor
senioren;
• het coördineren van het trainings-/trainersaanbod voor senioren;
• het organiseren en regelen van het Open Toernooi voor senioren;
• het organiseren en ondersteunen van diverse activiteiten binnen de vereniging;
• het werven van nieuwe leden;
• financiële verantwoording afleggen aan de penningmeester.
Huishoudelijk Reglement Tennisclub Weert – 14 april 2021 11
Sponsorcommissie
De werkzaamheden bestaan uit:
• sponsors werven en contacten onderhouden;
• financiële verantwoording afleggen aan de penningmeester.
Kascommissie
Jaarlijks wijst de algemene ledenvergadering twee commissieleden aan voor de kascontrole.
De werkzaamheden bestaan uit:
• het vaststellen dat het financieel jaarverslag toereikend en correct is;
• het controleren of wettelijke en andere bepalingen zijn nageleefd;
• het signaleren van risico’s die het voortbestaan van de vereniging bedreigen;
• verslag uitbrengen aan de algemene ledenvergadering.
Ledenadministratie
De werkzaamheden bestaan uit:
• het bijhouden van het ledenbestand;
• aan- en afmelden van leden bij de bij de KNLTB;
• regelmatig verstrekken van ledenlijsten aan bestuur en commissies;
• het factureren en innen van de contributies en bardienstbijdragen;
• bijhouden van de Ledenwijzer (op basis input AB en commissies);
• financiële verantwoording afleggen aan de penningmeester.
Bijlage 4: Rookbeleid
1. Er mag in het gehele clubgebouw niet gerookt worden.
2. Het is toegestaan om onder de vaste overkapping te roken.
Bijlage 5: Ereleden / leden van verdienste / vrijwilliger(s) van het jaar
1. Inleiding
Een heel bijzondere manier om de waardering voor een lid, die zich op een bijzondere wijze voor onze
vereniging verdienstelijk heeft gemaakt, tot uitdrukking te brengen is:
- De toekenning van een erelidmaatschap via de statuten artikel 4;
- De benoeming tot lid van verdienste in het Huishoudelijk Reglement;
- De benoeming tot TC Weert-lid / vrijwilliger van het jaar in het Huishoudelijk Reglement.
2. Voorwaarden
Bij het beoordelen van een aanvraag voor toekenning van een erelidmaatschap, benoeming tot lid van
verdienste of TC Weert-lid van het jaar, spelen de volgende elementen een rol:
- De tijdsduur waarin het lid de activiteiten heeft uitgevoerd;
- De intensiteit waarmee deze zijn uitgevoerd;
- Het belang van de activiteiten voor de vereniging;
- Het al dan niet aanwezig zijn van een vergoedingsregeling voor die activiteiten;
- De mate van verantwoordelijkheid die het lid tijdens deze activiteiten had.
Bijzondere prestaties worden al geleverd door alle bestuurs- en commissieleden. De bijzondere verdiensten
van ereleden en leden van verdienste dienen substantieel boven die prestaties uit te stijgen.
Als minimale voorwaarden kunnen als richtlijn worden gezien:
Erelid
- Geregeld via de statuten in artikel 4.
Huishoudelijk Reglement Tennisclub Weert – 14 april 2021 12
Lid van verdienste
- Geregeld via het Huishoudelijk Reglement;
- Bestuurslid met bijzondere verdiensten;
- Lid met langdurige bijzondere verdiensten, uitgevoerd over een periode van meer dan 12 jaar.
TC Weert-lid / vrijwilliger van het jaar
- Eénmalige dan wel kortstondige zeer bijzondere verdiensten.
3. Procedure
De procedure voor toekenning van een erelidmaatschap, benoeming tot lid van verdienste of TC Weert-lid /
vrijwilliger van het jaar is als volgt:
- Een erelidmaatschap is geregeld via de statuten.
- Een voordracht van een lid van verdienste of TC Weert-lid / vrijwilliger van het jaar wordt schriftelijk
ingediend bij het bestuur en kan door elk lid van de vereniging worden gedaan;
- De voordracht bevat een opsomming van relevante activiteiten die zo uitvoerig mogelijk zijn
beschreven;
- Over de voordracht wordt aan het bestuur schriftelijk advies uitgebracht door de (nog in te stellen)
commissieleden en/of ereleden.
- Gelet op het uitgebrachte advies beoordeelt het bestuur of de voorgestelde kandidaat aan de gestelde
eisen voldoet. Daarbij wordt nagegaan of ook anderszins geen bezwaren bestaan;
- In het geval van instemming van het bestuur wordt dit vastgelegd in de notulen van de betreffende
bestuursvergadering;
- Op de eerstvolgende algemene ledenvergadering wordt het bestuursvoorstel voorgelegd aan de
leden;
- Het voorstel is aangenomen wanneer 75% van de aanwezige leden daarmee instemt.
- In het geval van instemming wordt de betreffende draagspeld zo spoedig mogelijk in een bijzondere
bijeenkomst, zoals de ledenvergadering of vrijwilligersavond door het bestuur uitgereikt.
- Bij afwijzing van een voorstel door het bestuur wordt de indiener schriftelijk geïnformeerd met opgaaf
van redenen.